Tudo que Você Precisa Saber sobre o Simples Nacional (2025)

Tudo que Você Precisa Saber sobre o Simples Nacional (2025)

O Simples Nacional é um regime tributário criado para simplificar bastante a vida das microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Tudo em uma só guia: impostos federais, estaduais e municipais — ISS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI e CPP. A ideia é justamente desburocratizar, mas ainda existem várias pegadinhas. Neste guia, você vai aprender:

1. Quem pode aderir

2. Teto de faturamento e sublimites

3. Faixas de tributação por anexo

4. Fator R — o que é e como reduzir impostos

5. Obrigações e declarações mensais (PGDAS-D e DAS)

6. O que é a DEFIS e datas-limites

7. Multas e penalidades por atrasos

8. Consequências de não cumprir

9. Como a HAXIA te protege de tudo isso

Bora entender cada detalhe?

1. Quem pode optar pelo Simples?

Para entrar no Simples, sua empresa precisa ser:

• MEI (até R$ 81 mil/ano e 1 funcionário)**;

• ME ou EPP: faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões;

• Para novos negócios, opção só até 31 de janeiro ;

• Não pode ser S/A, banco, importadora, com sócios no exterior, etc. ;

• Precisa estar em dia com os impostos e contribuir previdenciários.

A cereja do bolo? A adesão já pode ser feita no ato da abertura do CNPJ — sem burocracia.

2. Teto de faturamento e sublimites

• Teto máximo anual: R$ 4,8 milhões (MEI tem limite próprio) ;

• Sublimite estadual: até R$ 3,6 milhões — acima disso, ICMS/ISS recolhidos separadamente;

• Atingir 20% do sublimite (ex. R$ 3,6 mi + 20%) = exclusão obrigatória ;

• Ultrapassar R$ 4,8 mi = exclusão automática para o próximo ano .

Importante: o faturamento das filiais e de empresas dos sócios é somado. Ultrapassou? Sai imediatamente do Simples.

3. Faixas de tributação por Anexo

O Simples Nacional possui 5 anexos, cada um com sua tabela progressiva de alíquotas com deduções:

Anexo	Atividade	Faixas de Faturamento (12 meses)	Alíquota Inicial	Dedução
I	Comércio	até R$ 180k	4,5%	–
		180k–360k	7,8%	R$ 5.940
…	…	…	…	…
V	Serviços especializados	até R$ 180k	15,5%	–
		180k–360k	18%	4.500
…	…	…	…	…

Anexo I e II (comércio e indústria) iniciam nas faixas mais leves (<10%).

Anexos III, IV e V (serviços) começam entre 6% e 15%, após considerar o Fator R .

4. Entendendo o Fator R

O Fator R é a relação entre folha salarial (últimos 12 meses) e faturamento.Se R ≥ 0,28, você pode migrar do Anexo V ou IV para o III — com menos impostos.

👉 Exemplo:Faturamento anual = R$ 400kFolha = R$ 120k → R = 0,3 → enquadra-se em Anexo III

5. PGDAS‑D e pagamento mensal

O PGDAS‑D é a declaração mensal obrigatória do Simples Nacional, usada para gerar o DAS – guia unificada de pagamento

Prazos:

• Declarar até dia 20 do mês seguinte;

• Se atrasar → multa de 2% ao mês (até 20%) 

• Novidade 2025: multa já começa no 1º dia útil após o prazo (Lei 214/2025)

Mesmo inativas, empresas devem declarar no PGDAS‑D — se não, pagam multa.

6. DEFIS (Declaração Anual)

Sua empresa deve entregar a DEFIS até 31 de março do ano seguinte.Mesmo que seja isenta ou tenha entregue o PGDAS‑D do mês anterior.Sem erro, pois essa declaração é pré-requisito para PGDAS‑D persistente

Não há multa pela DEFIS em atraso, mas sem ela, você não pode continuar declarando o DAS dos meses seguintes.

7. Multas, penalidades e riscos

Assunto	Penalidade
PGDAS‑D atrasado	2% ao mês, até 20%
PGDAS‑D com erro/omissão	mesmas multas + autuações fiscais
Sem DEFIS entregue	impede declaração futura
Faturamento > sublimite (20%)	exclusão obrigatória + recolhimento do ICMS/ISS fora do Simples
Faturamento > R$ 4,8M	exclusão do Simples

Exclusão e recolhimento fora: drasticamente aumenta a carga tributária e pode bloquear acesso a linhas de crédito, além de multas retroativas.

8. Problemas na declaração e consequências reais

• Alterações no modelo tributário sem aviso comprometem precificação, contratos e margens;

• Não declarar o PGDAS-D = acúmulo de juros, podendo inviabilizar o caixa;

• Faturamento indevido: gera dívida excessiva e altos juros retroativos;

• Perder prazo da DEFIS = sela a impossibilidade de gerar o DAS dos meses seguintes, até regularizar retrospectivamente;

• Exclusão do regime = precisa migrar para Lucro Presumido ou Real, com rotina mais complexa e carga tributária maior.

  
  

9. Como a HAXIA protege você de tudo isso

Na HAXIA – Contabilidade do Futuro, assumimos o papel de herói arquétipo na jornada do empreendedor. Somos parceiros que:

• Monitora o teto de faturamento e sublimite em tempo real;

• Avalia e orienta a mudança de anexo para melhor tributação;

• Faz a declaração PGDAS‑D mensal, sem você precisar se preocupar;

• Garante a entrega da DEFIS sempre em dia;

• Envia avisos antes de qualquer prazo;

• Emite relatórios de multas evitadas e economia tributária;

• Disponibiliza planilhas e links úteis, incluindo uma planilha de fluxo de caixa gratuita (link no site);

• Fornece uma calculadora de Simples para tributação, Lucro Presumido e Real;

• Além disso, somos mais que contadores — somos conselheiros e estrategistas.

Veja o que falam nossos clientes: “A HAXIA fez com que eu entendesse onde estava pagando imposto desnecessário”. Isso é ser verdadeiramente parceiro.

✔️ Resumo rápido para o seu negócio

• Simples vale até R$ 4,8M de faturamento

• Fator R = folha/faturamento ≥ 0,28 reduz impostos

• PGDAS-D até dia 20/mês seguinte (multa 2% ao mês) ;

• DEFIS até 31/03, mesmo sem erro ;

• Exclusão se ultrapassar sublimite +20% ou teto anual;

• HAXIA te acompanha e evita riscos — link para planilhas no blog.

Conclusão

O Simples Nacional é uma excelente escolha para micro e pequenas empresas — baixo custo, menos burocracia, guia única. Mas exige atenção total: alíquotas mudam com faturamento, atrasos e erros podem gerar multas e exclusão, e ultrapassar limites exige migração repentina para regimes mais pesados.

A boa notícia? Você não precisa enfrentar isso sozinho:

A HAXIA – Contabilidade do Futuro atua ao seu lado, com tecnologia avançada, inteligência contábil, ferramentas práticas e equipe pronta para que você fique em dia, livre de dores de cabeça, focado no que importa: o crescimento do seu negócio