Como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Guia Completo e Atualizado

Como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Guia Completo e Atualizado

Se você presta serviços e quer manter seu negócio regularizado, precisa dominar um tema essencial: a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, ou simplesmente NFS-e. Este documento digital substitui as antigas notas fiscais em papel, trazendo mais praticidade, agilidade e segurança para os processos contábeis.

A emissão correta da NFS-e é uma exigência legal para a maioria das empresas prestadoras de serviços no Brasil e, ao mesmo tempo, uma excelente ferramenta de controle e organização financeira. Por isso, neste artigo, a HAXIA Contabilidade do Futuro preparou um guia completo — atualizado, claro — para você entender, de uma vez por todas, como emitir esse documento com tranquilidade, evitando erros, multas ou dor de cabeça com o Fisco.

Ah, e vale lembrar: a HAXIA oferece um emissor próprio de NFS-e para seus clientes, já configurado e totalmente integrado à contabilidade da empresa. Isso significa mais agilidade, segurança e, principalmente, independência das plataformas das prefeituras, que muitas vezes são instáveis e cheias de burocracias.

O que é NFS-e e por que ela é tão importante?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital que serve para registrar a prestação de um serviço. Diferente das antigas notas físicas, a NFS-e é gerada, armazenada e transmitida por meio eletrônico, o que facilita o acesso, o controle e a gestão fiscal das empresas.

Sua função principal é comprovar que um serviço foi prestado, informando os dados da transação, valores, impostos incidentes (principalmente o ISS — Imposto Sobre Serviços), e informações das partes envolvidas.

Além de ser obrigatória em quase todos os casos, a NFS-e contribui para a transparência, para a formalização de negócios e para a redução da sonegação fiscal. Ou seja, emitir corretamente esse documento não é só uma obrigação legal, mas também um passo fundamental para o crescimento sustentável da sua empresa.

Quem precisa emitir NFS-e?

De maneira geral, todas as empresas que prestam serviços são obrigadas a emitir a NFS-e. A única exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs), que têm regras específicas e, dependendo do município, podem estar dispensados da emissão — embora cada vez mais cidades estejam exigindo a NFS-e mesmo dos MEIs.

Se sua empresa atua em qualquer ramo de prestação de serviços — seja tecnologia, marketing, saúde, educação, construção civil, transporte, entre outros — e não é MEI, então você está sim obrigado a emitir a nota fiscal de serviço eletrônica para cada operação.

A obrigatoriedade é determinada por leis como:

• Lei 8.846/94, que regula a emissão de documentos fiscais no país;

• Lei Complementar 116/2003, que trata do ISS;

• E pelas leis municipais, que determinam como o imposto deve ser recolhido e como as notas devem ser emitidas.

Por isso, é fundamental entender como funciona o processo no seu município e, se possível, contar com soluções integradas e automatizadas que facilitem essa tarefa — como é o caso do emissor próprio de NFS-e da HAXIA Contabilidade do Futuro, que já vem pronto para uso, sem depender de cadastros confusos ou sistemas instáveis das prefeituras.

Como emitir uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

O processo pode parecer complicado à primeira vista, mas a emissão da NFS-e segue, em geral, os mesmos passos. Abaixo, você confere um passo a passo padrão com base em São Paulo (SP), mas que pode ser adaptado facilmente à realidade de outros municípios.

Passo 1: Cadastro no sistema da prefeitura

Antes de começar a emitir as notas, você precisa se cadastrar junto à prefeitura da cidade onde o serviço será prestado. O processo varia conforme o tipo de empresa:

• Empresas em geral (inclusive Simples Nacional): devem possuir certificado digital e realizar o cadastro no sistema de notas da prefeitura, como o Nota do Milhão (em São Paulo).

• MEIs e pessoas físicas: geralmente precisam estar registrados no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) e solicitar a Senha Web no portal da Secretaria da Fazenda.

⚠️ Dica HAXIA: Ao ser cliente da HAXIA, você pode contar com suporte completo para realizar esse cadastro sem dores de cabeça. E mais: o nosso emissor próprio já vem configurado para você começar a emitir suas notas em minutos, mesmo que o site da prefeitura esteja fora do ar!

Passo 2: Acessar o sistema de emissão

Com o cadastro feito, você pode acessar o sistema disponibilizado pela prefeitura. Em São Paulo, isso é feito através do site oficial do Nota do Milhão. Lá, você insere o CPF/CNPJ e a senha cadastrada, ou usa seu certificado digital.

Em algumas cidades, esse processo também pode ser feito por aplicativos móveis.

Passo 3: Iniciar a emissão da NFS-e

Dentro do sistema, localize a opção "Emitir NFS-e" ou algo semelhante. O sistema geralmente abre um formulário para preenchimento com os dados da nota:

• CNPJ ou CPF do tomador de serviço;

• Descrição do serviço prestado;

• Valor cobrado;

• Data de prestação;

• Código de serviço conforme o município;

• Informações adicionais, como dados bancários e retenção de ISS (se aplicável).

Passo 4: Conferência e envio

Após preencher todos os campos, revise cuidadosamente os dados. Caso haja alguma retenção de impostos (como ISS ou INSS), o sistema geralmente identifica automaticamente.

Com tudo pronto, clique em “Emitir”. A nota será gerada com um número único e você poderá salvá-la em PDF ou enviá-la por e-mail ao cliente.

🎯 Com a HAXIA, esse processo é ainda mais simples: você acessa o emissor diretamente pelo nosso painel de cliente, escolhe o tomador, digita a descrição do serviço, valor e pronto! Em menos de 2 minutos, sua nota está emitida, com total segurança jurídica e integração com a contabilidade.

Quanto custa emitir NFS-e?

Nos sistemas das prefeituras, a emissão da NFS-e costuma ser gratuita. No entanto, algumas cidades limitam a quantidade de notas mensais ou oferecem pacotes pagos, como é o caso de Ribeirão Preto (SP), onde os planos vão de R$ 7,90 a R$ 149,00, dependendo da demanda.

Já os emissores privados podem cobrar mensalidades que variam de R$ 30,00 a mais de R$ 300,00 por mês, dependendo da complexidade, volume de emissão e integrações com ERPs.

Na HAXIA Contabilidade do Futuro, você não paga nada a mais: o emissor de NFS-e já está incluso para todos os clientes e com suporte técnico gratuito. Isso representa uma economia significativa ao longo do ano, além de mais eficiência no seu dia a dia.

Vantagens da NFS-e para sua empresa

Emitir corretamente a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica traz inúmeros benefícios para sua empresa. Veja os principais:

1. Legalidade e regularização fiscal

Emitir NFS-e garante que sua empresa esteja em dia com as obrigações tributárias, evitando multas e impedimentos legais. Além disso, ela assegura o recolhimento correto do ISS e ajuda a manter uma boa reputação com os órgãos fiscalizadores.

2. Comprovação de serviços prestados

A NFS-e é o documento que comprova, legalmente, que você entregou o serviço contratado. Ela protege tanto você quanto o seu cliente, servindo como uma espécie de contrato formal com validade fiscal e jurídica.

3. Transparência e controle financeiro

A emissão digital das notas permite armazenar todos os registros de forma segura, com fácil acesso para auditorias e conferências. Com a ajuda da HAXIA, inclusive, você pode integrar esse processo à sua gestão contábil, financeira e tributária.

4. Sustentabilidade e redução de papel

A digitalização dos processos elimina a necessidade de documentos impressos. Isso reduz custos, aumenta a organização e contribui com o meio ambiente.

5. Agilidade, segurança e integração

A NFS-e acelera o processo de faturamento, pois pode ser emitida em minutos e enviada imediatamente ao cliente. Além disso, com a assinatura digital, garante autenticidade e impede fraudes.

📌 Com a HAXIA, tudo isso fica ainda melhor: nossa plataforma é moderna, segura, intuitiva e o nosso emissor já vem configurado para todas as principais cidades do país. Sem instabilidades, sem fila de espera, e com suporte humano sempre que precisar.

Padronização Nacional da NFS-e: o que muda?

Desde 2023, o governo federal vem promovendo a padronização nacional da NFS-e. Isso significa que, nos próximos anos, os municípios brasileiros deverão adotar um único modelo de emissão, centralizado em um ambiente digital unificado.

O objetivo é facilitar a vida de empresários e contadores que hoje precisam lidar com dezenas de sistemas diferentes — cada cidade com seu próprio formato, regras e burocracias.

Mas enquanto isso não acontece completamente, a diferença entre os sistemas municipais ainda exige atenção e organização.

📢 Na HAXIA, já estamos preparados para esse novo cenário: nosso emissor acompanha a evolução da legislação e já é compatível com o padrão nacional, reduzindo o risco de erros ou recusa da nota fiscal.

Conclusão: Emita NFS-e com tranquilidade e foco no seu crescimento

A emissão da NFS-e não é apenas uma obrigação — é uma oportunidade de profissionalizar ainda mais seu negócio, melhorar o controle financeiro e manter tudo em dia com o Fisco. Embora cada município tenha suas particularidades, seguir boas práticas e contar com o apoio de uma contabilidade moderna faz toda a diferença.

Se você ainda depende dos portais municipais para emitir suas notas, está sujeito a travamentos, instabilidades e processos burocráticos. Com a HAXIA Contabilidade do Futuro, você resolve tudo em uma plataforma única, com um emissor próprio, gratuito e configurado para sua cidade.

Você economiza tempo, evita erros, ganha eficiência — e ainda pode contar com especialistas que realmente entendem de contabilidade para prestadores de serviço.

💡 Quer experimentar essa facilidade na prática? Fale com a equipe da HAXIA e descubra como podemos transformar a gestão tributária e contábil da sua empresa. Somos mais do que um escritório: somos sua parceira no crescimento.